вторник, 16 февруари 2016 г.

Как да улесним ежедневието си чрез системи? – част 1

Животът е огромен, непредсказуем и сложен.
Ще Ви разкажем за един интересен метод , които се нарича „системно мислене”. Системното мислене ни позволява да поемем  контрола на част от живота си, да го сведем до управляем набор от входове и изходи, както и установяване на предвидимост. Накратко системното мислене е Ваша собствена схема на действия, която има за цел да минимизира психическите Ви ресурси и разпокъсването между различните задачи.
Нека видим по-подробно какво представлява „системното мислене”.


     Системата е създадена, за да направи една цел постижима.
Добрата система не съществува сама за себе си. Тя служи на целта.  Ето защо преди изграждането на система, е необходима добре дефинирана цел.
Ние често работим с микс от инструменти и методи в главата си, които добавяме един към друг по различно време, за да вършим задълженията и ангажиментите си. Но тъй като нашите средства за постигане на тези дейности не са изградени с обединяваща цел в ума, те често  създават съботаж едни за други. Може да е толкова удобно и да ни се струва, че това, което правим е в хармония едно с друго,  обаче понякога се оказва, че не виждаме вътрешно присъщия конфликт между тях.

Какво означава това?
Например може да сте свикнали да правите упражненията си през нощта (навик, добит в университета или другаде) или да прекарвате време с децата си преди лягане (метод, препоръчан Ви от приятел или родител) и също така знаете, че трябва да си легнете рано, защото  трябва да станете навреме и да имате продуктивна сутрин. Това е чудесно, но само ако имаше достатъчно време в една вечер и Вие не се чувствахте напрегнати и стресирани, без да знаете защо.

Взети поотделно, всеки един от тези навици е прекрасна идея. Ако бъдат изпълнявани заедно, те просто не работят. А какъв е резултатът – Вие се чувствате провалени и неудовлетворени. Ето защо трябва да избягвате компоненти и дейности, които се самоизключват и няма как да извършвате едновременно. За да сработи системното мислене, трябва да изберете цел и след това да изградите съответната система за постигането ѝ.

Системата е толкова ефективна, колкото е възможно.
Когато една система е предназначена да осъществи дадена цел, всички компоненти могат да бъдат планирани и въведени, за да направят това възможно най-ефективно. Системите спомагат за намаляване на конфликтите (което намалява използването на мисловните Ви ресурси), защото всичко се движи към една единствена цел.
При изграждането на системата, първо искаме да определим целта. Тогава след изброяване на необходимите стъпки, разгледайте отблизо и детайлно. Колко от тези стъпки са необходими? Кои от тях са повтарящи се и кои са приоритетни? Как може стъпките да бъдат опростени? 


Често правим неща по определен начин, без никакви основания. Когато съзнателно преглеждаме  методите си, можем да видим много припокриване, ненужната работа, или обратни едни на други действия, които могат да бъдат избегнати и премахнати. За да се изградите добра собствена система, запазете само необходимите компоненти. Този вид контрол минимизира излишъка на действия и време, свежда до минимум необходимите ресурси и увеличава продуктивността в системата.

Системата Ви на действия трябва да съдържа всичко нужно, за да постигнете целта си
Колко пъти сте се опитали да направите една задача, каквато и да е тя -  от фактуриране, градинарството, пускане на пералня, за да откриете, че не разполагате с цялата информация или инструментите, от които се нуждаете, за да свършите всичко?

Изключително разочароващо и непродуктивно е да се спре и да се търсят необходимите неща.  Често  това чувство на неудовлетвореност и забавяне води до изоставяне на задачата на заден план. Това изоставяне, за съжаление само обърква ситуацията, останалите задължения се трупат, мозъкът ни се натоварва отново с информация и мисли за организация на дейностите. Когато задачата се подхване отново, тя дори отнема повече време, защото е нужна нова настройка и нагласа за извършване на дейността. Изводът – не отлагайте, а…

…Систематизирайте!

Всяка задача, която трябва да извършите многократно, дори ако това е само веднъж годишно, може да бъде подпомогната от система. Тя може да бъде проста, но трябва да съдържа цялата информация и инструменти, необходими за изпълнението на своята мисия. Ако това не стане, това не е цялостна система, а е наполовина изградена и е неизползваема.

При изграждането на системното мислене,  трябва да се настроите психически от първата до последната стъпка по пътя към крайната цел. На всяка стъпка може да се запитате от какви инструменти, ресурси, информация или хора може да се нуждаете. След това или ги поставете в определено за целта място или изградете възможно най-лесния метод за получаване на това, което  Ви трябва, за да имате достъп до него, когато Ви потрябва. Като част от системата, планирайте редовно време за попълване на запасите от ресурси, които системата изисква.

В следващата част ще допълним изгледа към системното мислене, а ако проявявате интерес към поставянето на цели, разгледайте тематична статия ТУК.

Ние оставаме на разположение: ТУК.

Източник материал: http://www.asianefficiency.com/


Няма коментари:

Публикуване на коментар