понеделник, 29 февруари 2016 г.

Как да улесним живота си чрез системи? – част 2

След като Ви представихме какво е да съставяме системи и да организираме дейностите си чрез тях в първата част, днес ще продължим  с номер 4, 5 и 6 от списъка. 
4Когато системата се повтаря, тя се усвоява по-лесно.
Ако не искате цял живот да се чудите откъде „да я подхванете” и да губите време с дейности, които си противоречат, отново изход е систематизирането.

Това означава, че начинът, по който действате, трябва да е сихронизиран.  Повтаряйте това, което правите и така то ще се превърне във Ваш навик. Когато усвоите нещо, можете да го делегирате, да го рационализирате и така то ще отнема по-малко от времето Ви.

При изграждането на система, те трябва да следвате логична прогресия от началото до края. Елиминирайте съкращенията на прогресията, след това се опишете това, което правите. Направете го с учебна цел. Обяснете действията си стъпка по стъпка. Ще се убедите, че това може да Ви е от полза.

Включете стандарти, ограничения и други критерии, както и, когато е приложимо: как да преминете от едно действие към друго? Отбележете още колко време ще изгубите за всяка стъпка? Колко средства трябва да се използвате? Какъв е критерият Ви за приемлив изход?


5Системата Ви дава предвидимост

Добрата система ще Ви помогне да прогнозирате това, което може да се случи.
Първо, системата Ви дава възможност да предскажете какво ще изисква всяка задача или каква цел ще осъществите чрез системата: колко време ще Ви отнеме изпълнението  на определена задача, колко ресурси, колко често трябва да се прави. Така системата Ви позволява да изпълнявате една задача по същия начин, всеки път. Ето откъде ще дойде предвидимостта.

Представете си състояние, в което можете да кажете  с увереност:  "Днес ще напиша блог пост и това ще ми отнеме един час", а след това бързо и лесно да подготвите цялата необходима работа за публикуване на блог пост в рамките на точно това време.

Второ, системата осигурява известна предвидимост за всички компоненти от нея. Тъй като се използва по същия начин, всеки път, можете да започнете да получавате данни за дейностите: написани думи, направени повторения, изразходени калории, необходимо гориво, телефонни разговори и отговори и т.н. Всичко това е част от повторяемата система и то може да бъде проследено - проследяването и получаването на данни позволява да анализирате и да намерите по-добри модели в рамките на данните.

А намирането на модели е от ключово значение за бъдещите прогнози и има приложение от метеорологията до финансовото планиране. Изграждането и събирането на данни в системата Ви е от полза, защото ако не правите това, никога няма да разберете къде грешите или губите излишно време.

6. Всяка система трябва да бъде подлагана на въпроси и анализ постоянно

Системите никога не са перфектни. Нашите нужди се променят, появяват се препятствия, които трябва да се преодолеят, целите, които искаме да постигнем – също се променят. Системите никога не могат да бъдат статични. Не очаквайте, че когато съставите система за себе си, тя ще работи постоянно и гладко.

Осъществяването и прилагането на системи е първото ниво от систематизирания подход. Увереното регулиране и дори освобождаването от системи се случва, когато те вече не работят на второ ниво. Не забравяйте, че системата никога не е цел сама по себе си - това е средство за постигане на определената цел. Когато целта вече не е от значение или системата вече не е в помощ за постигането ѝ ефективно,  това означава,  че е време за промяна. Ако целта е без значение, освободете се и от системата. Ако пък системата е остаряла, актуализирайте я!

Има и моменти, когато ние просто се отегчаваме или вече не ползваме помощта на системата. Това са основателни причини да я коригирате или отхвърлите. Вашите лични желания и предпочитания са от значение - ако не Ви харесва да използвате системи, просто се отървете от тях.


Пазете се от системата като средство за отлагане. Ако тя не се променя, знайте, че се превръща в начин да се избегнат важни задачи, определени ограничения за Вас. Насрочвайте редовно време (месечни, тримесечни, или в края на продуктивната седмица) за възстановяване, тестване и приспособяване на системите. Изисквайте го от себе си, за да получите най-важната работа за Вас, извършена по най-ефективния начин. След това можете да усъвършенствате своите системи, така че да са приятни, интересни, ефективни, без да позволявате на процеса да се превърне в процес на избягване и отлагане.

Надяваме се да сме Ви били от полза. Следете какво правите и се опитайте да го организирате по най-добрия за Вас начин.


Междувременно можете да ни откриете ТУК, ако имате нужда от онлайн услуги.


Източник материал: http://www.asianefficiency.com/


Няма коментари:

Публикуване на коментар